【Excel】Vlookup関数を使ってデータがあるか調べる

Excelの関数でどの関数をよく使うかという問いがあるとしたら真っ先に「Vlookup関数です。」と答えたくなるくらい使用頻度が高く、また応用が効く関数だと思います。 使い方としては検索範囲から任意の検索値を探し出すだけのものですが、この機能を使っていろいろな応用ができます。 その応用の一つで、別々のデータどうしを比較してあるデータの中に必要なデータがあるかどうかを確認する方法です。

vlookup関数の基本的な動きについて

応用する前にvlookup関数の基本的な動作をしていきます。関数の説明を引用すると、「指定された範囲の1列目で特定の値を検索し、指定した列と同じ行にある値を返します。」ということです。実際にExcelで関数を組んでみたときの結果は以下の通りとなります。 

この時に表示されている「#N/A」となっている箇所がどうしてこのような結果となっているのかというと、指定された範囲の中に特定の値がないことを意味しています。「11」というキーワードを元のデータから検索していますが、「11」というキーワードが検索範囲にないためこのように表示されています。 今回はこの機能を使って別々のデータ同士を比較して網羅的にデータが入力されているかを確認します。

データを作って実際に比較していきましょう

例として、あるイベントの組み分けを考えます。参加者が9人いて、3人1チームで3組作ると想定しそれぞれの人を組み分けしていきます。 こういった組み分けでよく使うのですが、くみを分けるときは分けられるメンバーの相性だったり、その組のバランスだったりを見ながら分けていくので、順番に人を分けることがあまりできない場合があります。その時に起こるのがどの組みにも振り分けられていない人が意図せず出てきてしまいます。 そういった問題を解決するためによく「Vlookup関数」を使用します。 では実際に結果を見ていきましょう。

この場合には全員がちゃんと組分けされているため、参加者名簿の組列には「#N/A」の表示はなくきちんと分けれられていることがわかります。 次の画像を見てみましょう。 

ここでは名簿にいる「坂田真弘」の組が「#N/A」となっています。組分け表を見てみると名簿にない名前「木村春佑」がいることがわかります。9人では目で見てわかりますが、50人、100人となってきた場合にはこのように誤って入れてしまうことがありますので、すぐに発見することができます。

そのほかの関数と組み合わせることでもっと使いやすくなる

今回は「Vlookup関数」だけを使って組んでみましたが、いろいろな関数と組み合わせて入れ子にして結果を使うことで表示方法も柔軟に表示させゆることができます。

この方法の弱点

「Vlookup関数」で指定する検索範囲の一番左端に検索キーがくる必要があるため、検索キーを「No.」としたい場合には表の左端に「No.」とする必要があります。「名前」をキーにするときも同じです。必ず検索キーは左端にする必要があります。ただし、検索範囲の制約ですので、検索したいキーワードの位置は影響がないです。